УТВЕРЖДЕН

приказом комитета
по делам ЗАГС и архивов Правительства
Хабаровского края

от 10.06.2019 № 63-п

 ПОРЯДОК

исполнения комитетом по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края государственной функции "Включение архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации"

1. Общие положения

1.1. Порядок исполнения комитетом по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края государственной функции "Включение архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации" регламентирует деятельность по включению архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации по результатам проведения экспертизы ценности на основе комплексного применения критериев ценности; по определению сроков хранения документов.

1.2. Государственная функция исполняется комитетом по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края (далее – комитет и край соответственно) при участии государственных и муниципальных архивных учреждений края, архивных отделов (секторов) администраций городских округов и муниципальных районов края (далее также – архивы). Перечень архивов, сведения о месте нахождения, графике работы, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах представлены на официальном сайте комитета в информационно-коммуникационной сети Интернет.

При исполнении государственной функции комитет, архивы взаимодействуют с организациями – источниками комплектования архивов (далее – организации), гражданами – фондодержателями архивных документов.

1.3. Вопросы экспертизы ценности документов рассматриваются в установленном порядке на заседаниях экспертно-проверочной методической комиссии комитета (далее – ЭПМК) в соответствии с Положением об ЭПМК.

1.4. Правовыми основаниями исполнения государственной функции являются:

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19;

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526;

Закон Хабаровского края от 29 сентября 2005 г. № 299 "О реализации полномочий Хабаровского края в области архивного дела";

Положение о комитете по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края, утвержденное постановлением Правительства Хабаровского края от 31 декабря 2014 г. № 526-пр;

Положение об экспертно-проверочной методической комиссии комитета по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края, утвержденное приказом комитета от 25 апреля 2019 г. № 34-п.

1.5. Результатом исполнения государственной функции является включение архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации.

2. Организация проведения экспертизы проектов документов членами ЭПМК

2.1. Основанием для проведения экспертизы проектов документов членами ЭПМК и вынесения на заседание ЭПМК вопроса об их утверждении (согласовании) является предоставление архивами в комитет следующих проектов документов:

описи дел, документов постоянного хранения, составленные в организациях;

описи дел, документов постоянного хранения, составленные в архивах в ходе описания документов на разных носителях;

перечни проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

описи, составленные в архивах на документы, предложенные гражданами к приобретению архивами;

описи копий архивных документов, хранящихся в архивах на правах подлинников;

описи особо ценных дел, документов;

переработанные описи дел, документов;

описи дел, документов, созданные архивами в результате инициативного документирования событий современности или прошлого;

описи дел по личному составу, подготовленные источниками комплектования, а также составленные в архивах по результатам упорядочения документов по личному составу, поступившие в указанные архивы в исключительных случаях в неупорядоченном состоянии;

описи дел по личному составу ликвидированных организаций, не являющихся источниками комплектования;

сводный список источников комплектования архивов, списки источников комплектования архивов, изменения и дополнения к ним;

список граждан, выступающих источниками комплектования архивов, изменений и дополнений к ним;

акты об утрате документов в источниках комплектования;

акты о неисправимых повреждениях архивных документов в источниках комплектования, а также в архивах;

акты описания архивных документов в архивах;

акты переработки описей в архивах;

акты о выделении к уничтожению архивных документов, хранящихся в архивах, не подлежащих хранению;

предложения об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве.

Перед предоставлением проектов документов на ЭПМК специалисты архивов осуществляют их предварительное рассмотрение.

2.2. Проекты документов предоставляются в комитет для рассмотрения на ЭПМК в соответствии с графиком заседаний, размещенным на официальном сайте комитета в информационно-коммуникационной сети Интернет:

- архивными отделами (секторами) администраций городских округов и муниципальных районов края, муниципальными архивными учреждениями края – в срок не позднее, чем за 10 рабочих дней до дня проведения очередного заседания ЭПМК;

- краевым государственным бюджетным учреждением "Государственный архив Хабаровского края" (далее – госархив) – в срок не позднее, чем за семь рабочих дней до дня проведения очередного заседания ЭПМК после проведения госархивом экспертизы документов с приложением соответствующих заключений.

2.3. Проекты документов, представленные с нарушением сроков, указанных в пункте 2.2 настоящего Порядка, рассматриваются на следующем заседании ЭПМК.

2.4. Члены ЭПМК проводят экспертизу проектов документов в течение семи рабочих дней со дня их регистрации в единой краевой архивной информационной системе.

2.5. По результатам экспертизы проектов документов члены ЭПМК вносят предложения секретарю ЭПМК о включении вопросов в повестку заседания ЭПМК.

3. Принятие ЭПМК решения об утверждении, согласовании проектов документов, его документальное оформление, информирование организаций о принятом решении

3.1. Члены ЭПМК в ходе обсуждения вопросов повестки на заседании ЭПМК вносят предложения об утверждении (неутверждении), о согласовании (несогласовании) проектов документов.

3.2. Основанием для отказа в утверждении, согласовании проектов документов является несоответствие их требованиям:

- действующего законодательства и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в области архивного дела, информации и документационного обеспечения управления;

- типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

- нормативно-методических документов федеральных органов, организаций в сфере архивного дела.

3.3. ЭПМК принимаются решения:

1) об утверждении:

описей дел, документов постоянного хранения, составленных в организациях;

описи дел, документов постоянного хранения, составленные в архивах в ходе описания документов на разных носителях;

перечней проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

описей, составленных в архивах на документы, предложенные гражданами к приобретению архивами;

описей копий архивных документов, хранящихся в архивах на правах подлинников;

описей особо ценных дел, документов;

переработанных описей дел, документов;

описей дел, документов, созданных архивами в результате инициативного документирования событий современности или прошлого;

актов о выделении к уничтожению архивных документов, хранящихся в архивах, не подлежащих хранению;

2) о согласовании:

сводного списка источников комплектования архивов, списков источников комплектования архивов, изменений и дополнений к ним;

списков граждан, выступающих источниками комплектования архивов, изменений и дополнений к ним;

описей дел по личному составу, подготовленных источниками комплектования, а также составленных в архивах по результатам упорядочения документов по личному составу, поступивших в указанные архивы в исключительных случаях в неупорядоченном состоянии;

описей дел по личному составу ликвидированных организаций, не являющихся источниками комплектования;

актов об утрате документов в источниках комплектования;

актов о неисправимых повреждениях архивных документов в источниках комплектования, а также в архивах;

актов описания архивных документов в архивах;

актов переработки описей в архивах;

предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве.

3.4. На утвержденных, согласованных документах оформляется гриф утверждения, согласования ЭПМК с проставлением печати ЭПМК. Утвержденные, согласованные документы в течение трех рабочих дней направляются в архивы для передачи в организации.

3.5. Неутвержденные, несогласованные проекты документов в течение трех рабочих дней передаются в архивы для направления в организации в целях их доработки и повторного представления на рассмотрение ЭПМК.

3.6. По итогам заседания ЭПМК в течение 10 рабочих дней оформляется протокол, выписки из которого в течение 12 рабочих дней со дня заседания ЭПМК направляются в архивы и организации для проведения дальнейшей работы по организации приема-передачи архивных документов на хранение в архив и постановке их на государственный учет.

3.7. Информация о принятых решениях ЭПМК размещается в течение двенадцати рабочих дней со дня заседания ЭПМК на официальном сайте комитета в информационно-коммуникационной сети Интернет.

______________