УТВЕРЖДЕН

приказом комитета
по делам ЗАГС и архивов Правительства
Хабаровского края

от 10.06.2019 № 63-п

ПОРЯДОК

исполнения комитетом по делам записи актов гражданского состояния и  архивов Правительства Хабаровского края государственной функции "Согласование инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об экспертной комиссии и архиве организаций"

1. Общие положения

1.1. Порядок исполнения комитетом по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края государственной функции "Согласование инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об экспертной комиссии и архиве организаций" (далее – Порядок) регламентирует деятельность по согласованию локальных нормативных документов по вопросам делопроизводства и архивного дела: инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об экспертной комиссии и архиве организаций, включенных в установленном порядке в состав источников комплектования государственных и муниципальных архивных учреждений Хабаровского края, архивных отделов (секторов) администраций городских округов и муниципальных районов Хабаровского края (далее – организации).

1.2. Государственная функция исполняется комитетом по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края (далее – комитет и край соответственно) при участии государственных и муниципальных архивных учреждений края, архивных отделов (секторов) администраций городских округов и муниципальных районов края (далее также – архивы). Перечень архивов, сведения о месте нахождения, графике работы, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах представлены на официальном сайте комитета в информационно-коммуникационной сети Интернет.

При исполнении государственной функции комитет, архивы взаимодействуют с организациями, гражданами – фондодержателями архивных документов.

1.3. Вопросы согласования инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об экспертной комиссии и архиве организаций рассматриваются в установленном порядке на заседаниях экспертно-проверочной методической комиссии комитета (далее – ЭПМК).

1.4. Правовыми основаниями исполнения государственной функции являются:

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19;

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526;

Примерное положение об архиве организации, утвержденное приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. № 42;

Примерное положение об экспертной комиссии организации, утвержденное приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. № 43;

Закон Хабаровского края от 29 сентября 2005 г. № 299 "О реализации полномочий Хабаровского края в области архивного дела";

Положение о комитете по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края, утвержденное постановлением Правительства Хабаровского края от 31 декабря 2014 г. № 526-пр;

Положение об экспертно-проверочной методической комиссии комитета по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края, утвержденное приказом комитета от 25 апреля 2019 г. № 34-п.

1.5. Результатом исполнения государственной функции является согласование инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об экспертной комиссии и архиве организаций (далее также – документы).

2. Организация проведения экспертизы проектов документов членами ЭПМК

2.1. Основанием для проведения экспертизы проектов документов членами ЭПМК и вынесения на заседание ЭПМК вопроса об их согласовании является предоставление архивами в комитет проектов инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об экспертной комиссии и об архиве организаций (далее – документы).

Перед предоставлением проектов документов на ЭПМК специалисты архивов осуществляют их предварительное рассмотрение.

2.2. Проекты документов предоставляются в комитет для рассмотрения на ЭПМК в соответствии с графиком заседаний, размещенным на официальном сайте комитета в информационно-коммуникационной сети Интернет:

- архивными отделами (секторами) администраций городских округов и муниципальных районов края, муниципальными архивными учреждениями края – в срок не позднее, чем за 10 рабочих дней до дня проведения очередного заседания ЭПМК;

- краевым государственным бюджетным учреждением "Государственный архив Хабаровского края" (далее – госархив края) – в срок не позднее, чем за 7 рабочих дней до дня проведения очередного заседания ЭПМК с приложением соответствующих заключений об итогах предварительного рассмотрения проектов документов.

2.3. Проекты документов, предоставленные с нарушением сроков, указанных в пункте 2.2 настоящего Порядка, рассматриваются на следующем заседании ЭПМК.

2.4. Члены ЭПМК проводят экспертизу проектов документов в течение семи рабочих дней со дня их регистрации в единой краевой архивной информационной системе.

2.5. По результатам экспертизы проектов документов члены ЭПМК вносят предложения секретарю ЭПМК о включении вопросов в повестку заседания ЭПМК.

3. Принятие ЭПМК решения о согласовании (несогласовании) проектов документов, его документальное оформление, информирование организаций о принятом решении

3.1. Члены ЭПМК в ходе обсуждения вопросов повестки на заседании ЭПМК вносят предложения о согласовании (несогласовании) проектов документов.

3.2. Основанием для отказа в согласовании проектов документов является несоответствие их требованиям:

- действующего законодательства и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в области архивного дела, информации и документационного обеспечения управления;

- типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков их хранения;

- нормативно-методических документов федеральных органов, организаций в сфере архивного дела.

3.3. На согласованных проектах документов оформляется гриф согласования ЭПМК с проставлением печати ЭПМК. Согласованные документы в течение трех рабочих дней направляются в архивы для передачи в организации.

3.4. Несогласованные проекты документов в течение трех рабочих дней передаются в архивы для направления в организации в целях их доработки и повторного представления на рассмотрение ЭПМК.

3.5. По итогам заседания ЭПМК в течение 10 рабочих дней оформляется протокол, выписки из которого в течение 12 рабочих дней со дня заседания ЭПМК направляются в архивы и организации для руководства в работе.

3.6. Информация о принятых решениях ЭПМК размещается в течение двенадцати рабочих дней со дня заседания ЭПМК на официальном сайте комитета в информационно-коммуникационной сети Интернет.

________________