УТВЕРЖДЕН

приказом комитета
по делам ЗАГС и архивов Правительства
Хабаровского края

от 10.06.2019 № 63-п

ПОРЯДОК

исполнения комитетом по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края государственной функции "Разработка примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, иных нормативно-методических документов"

1. Общие положения

1.1. Порядок исполнения комитетом по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края государственной функции "Разработка примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, иных нормативно-методических документов" (далее – Порядок) регламентирует деятельность по подготовке нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства и архива: примерных инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, ме-тодических пособий и рекомендаций, иных нормативно-методических документов (далее также – нормативно-методические документы).

1.2. Государственная функция исполняется комитетом по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края (далее – комитет и край соответственно) при участии государственных и муниципальных архивных учреждений края, архивных отделов (секторов) администраций городских округов и муниципальных районов края (далее также – архивы). Перечень архивов, сведения о месте нахождения, графике работы, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах представлены на официальном сайте комитета в информационно-коммуникационной сети Интернет.

При исполнении государственной функции комитет, архивы взаимодействуют с организациями – источниками комплектования архивов (далее – организации), гражданами – фондодержателями архивных документов.

1.3. Вопросы согласования списка нормативно-методических документов, планируемых к разработке в следующем году (далее – список нормативно-методических документов), рассматриваются в установленном порядке на заседаниях экспертно-проверочной методической комиссии комитета (далее – ЭПМК).

1.4. Правовыми основаниями исполнения государственной функции являются:

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19;

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526;

Закон Хабаровского края от 29 сентября 2005 г. № 299 "О реализации полномочий Хабаровского края в области архивного дела";

Положение о комитете по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края, утвержденное постановлением Правительства Хабаровского края от 31 декабря 2014 г. № 526-пр;

Положение об экспертно-проверочной методической комиссии комитета по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края, утвержденное приказом комитета от 25 апреля 2019 г. № 34-п.

1.5. Результатом исполнения государственной функции является согласование списка нормативно-методических документов, примерных инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, методических пособий и рекомендаций, иных нормативно-методических документов.

2. Организация формирования и утверждение списка нормативно-методических документов на заседании ЭПМК

2.1. Архивы, члены ЭПМК ежегодно в срок до 01 ноября представляют в комитет обоснованные предложения для включения в список нормативно-методических документов по конкретной тематике и виду документа (методическое пособие, рекомендации, примерная номенклатура дел, инструкция и т.п.).

2.2. Член ЭПМК, назначаемый на основании решения председателя ЭПМК, обеспечивает:

2.2.1. Проведение анализа представленных архивами и членами ЭПМК предложений и имеющихся в электронной базе данных "Справочно-информационный фонд" комитета (далее – СИФ) нормативно-методических документов на их востребованность и соответствие действующим нормативным правовым актам.

2.2.2. Подготовку списка нормативно-методических документов с указанием сроков их подготовки и ответственных за подготовку исполнителей.

2.2.3. Внесение в срок до 25 ноября секретарю ЭПМК предложения о включении в повестку заседания ЭПМК в декабре текущего года вопроса об утверждении списка нормативно-методических документов.

2.2.4. Решение ЭПМК об утверждении списка нормативно-методических документов оформляется протоколом, выписки из которого в течение 12 рабочих дней со дня заседания ЭПМК направляются в архивы для руководства в работе.

2.2.5. Результатом рассмотрения и утверждения списка нормативно-методических документов является включение работы по подготовке примерных инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, методических пособий и рекомендаций, иных нормативно-методических документов в план работы ЭПМК на очередной год.

3. Организация проведения экспертизы проектов нормативно-методических документов членами ЭПМК

3.1. Основанием для проведения экспертизы проектов нормативно-методических документов членами ЭПМК и вынесения на заседание ЭПМК вопроса об их согласовании является предоставление архивами проектов нормативно-методических документов.

Перед предоставлением проектов нормативно-методических документов на ЭПМК специалисты архивов осуществляют их предварительное рассмотрение.

3.2. Проекты нормативно-методических документов предоставляются в комитет для рассмотрения на ЭПМК в соответствии с графиком заседаний, размещенным на официальном сайте комитета в информационно-коммуникационной сети Интернет:

- архивными отделами (секторами) администраций городских округов и муниципальных районов края, муниципальными архивными учреждениями края – в срок не позднее, чем за 10 рабочих дней до дня проведения очередного заседания ЭПМК;

- краевым государственным бюджетным учреждением "Государственный архив Хабаровского края" (далее – госархив края) – в срок не позднее, чем за семь рабочих дней до дня проведения очередного заседания ЭПМК с приложением соответствующих заключений об итогах предварительного рассмотрения документов.

3.3. Проекты нормативно-методических документов, предоставленные с нарушением сроков, указанных в пункте 2.2 настоящего Порядка, рассматриваются на следующем заседании ЭПМК.

3.4. Члены ЭПМК проводят экспертизу проектов нормативно-методических документов в течение семи рабочих дней со дня их регистрации в единой краевой архивной информационной системе.

3.5. По результатам экспертизы проектов нормативно-методических документов члены ЭПМК вносят предложения секретарю ЭПМК о включении вопросов в повестку заседания ЭПМК.

3.6. В случае невозможности рассмотрения нормативно-методического документа по уважительным причинам в установленные сроки председатель ЭПМК согласовывает перенос рассмотрения вопроса на другое заседание ЭПМК в течение календарного года.

Срок подготовки нормативно-методических документов и их рассмотрения на заседании ЭПМК не может превышать один год с момента утверждения списка нормативно-методических документов.

4. Принятие ЭПМК решения о согласовании (несогласовании) проектов нормативно-методических документов, его документальное оформление, информирование организаций о принятом решении

4.1. Члены ЭПМК в ходе обсуждения вопросов повестки на заседании ЭПМК вносят предложения о согласовании (несогласовании) проектов нормативно-методических документов.

4.2. Основанием для отказа в согласовании проектов нормативно-методических документов является несоответствие их требованиям:

- действующего законодательства и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в области архивного дела, информации и документационного обеспечения управления;

- типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков их хранения;

- нормативно-методических документов федеральных органов, организаций в сфере архивного дела.

4.3. На согласованных нормативно-методических документах оформляется гриф согласования ЭПМК с проставлением печати ЭПМК. Согласованные документы в течение трех рабочих дней направляются в архивы для руководства в работе.

4.4. Несогласованные проекты нормативно-методических документов в течение трех рабочих дней передаются в архивы для их доработки и повторного представления на рассмотрение ЭПМК.

4.5. По итогам заседания ЭПМК в течение 10 рабочих дней оформляется протокол, выписки из которого в течение 12 рабочих дней со дня заседания ЭПМК направляются в архивы для руководства в работе.

4.6. Информация о принятых решениях ЭПМК размещается в течение двух рабочих дней со дня заседания ЭПМК на официальном сайте комитета в информационно-коммуникационной сети Интернет.

5. Регистрация нормативно-методических документов в СИФ и организация их использования

5.1. Нормативно-методические документы, согласованные на заседании ЭПМК, регистрируются в СИФ.

5.2. На нормативно-методическом документе на бумажном носителе проставляется регистрационный номер и индекс по рубрикатору.

5.3. В систематизированном виде нормативно-методические документы на бумажном носителе хранятся в архиве комитета, в электронном виде – в СИФ на сетевом ресурсе комитета.

5.4. Сведения о разработанных нормативно-методических документах являются открытыми.

Доступ к разработанным нормативно-методическим документам обеспечивается сотрудниками комитета на основании поступающих от заявителей (архивистов, сотрудников органов государственной власти и организаций) запросов в письменной или устной форме.

5.5. Ответственный исполнитель на основании СИФ комитета осуществляет исполнение запросов в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня их регистрации.

5.6. Нормативно-методические документы, согласованные ЭПМК, включаются в очередной номер информационно-методического бюллетеня комитета, который издается ежегодно в электронном виде и публикуется на официальном сайте комитета в информационно-коммуникационной сети Интернет.

__________